Wanneer moet u Excel-offertes vervangen door een configurator?

Een Excel-werkmap kan een verstandige manier zijn om prijzen te berekenen voor een klein, gecontroleerd bereik. Een configurator wordt de moeite waard om te evalueren wanneer klanten of dealers afhankelijke productkeuzes moeten maken, meerdere mensen dezelfde regels moeten gebruiken en de geaccepteerde selectie een traceerbare bestelling moet worden. De beslissing moet zich op deze verantwoordelijkheden richten, en niet op het uiterlijk van de spreadsheet.

Begin met het werkboek waarmee daadwerkelijk bestellingen worden binnengehaald

Neem een werkend offertebestand mee naar de evaluatie. Identificeer de invoercellen, opzoektabellen, handmatige aanpassingen en uitvoerdocumenten. Vraag de persoon die aanbiedingen opstelt welke waarschuwingen hij routinematig negeert en welke ontbrekende informatie hij telefonisch oplost. Uit die gesprekken komen eisen naar voren die een demonstratie op basis van een schone prijslijst zal missen.

Vervang een nuttige berekening niet alleen maar om Excel te verwijderen. Het kan een gecontroleerde referentie blijven voor het controleren van het nieuwe systeem. Het probleem is om te beslissen welke versie gezaghebbend is en hoe een verandering iedereen bereikt die offertes opstelt.

Microsoft documentenlijst, nummer- en formulegebaseerde gegevensvalidatie in Excel. Microsoft-documentatie. De kooptest is breder: kan uw volledige proces de beslissingen die uw bedrijf accepteert, voorkomen, verklaren en behouden?

Wijzig één optie nadat de prijs is berekend

Beschouw een deurserie waarbij een geselecteerd slot niet beschikbaar is voor één openingsarrangement. Maak een geldige offerte op, wijzig de openingsregeling en inspecteer vervolgens het slot, de prijs en het uitvoerdocument. Een nuttig systeem zou het incompatibele slot met uitleg moeten verwijderen of een compatibele vervanging vereisen. Alleen het veranderen van de afbeelding lost de bestelling niet op.

Herhaal de oefening met een opgeslagen offerte van vóór een catalogusupdate. Bepaal of het eerdere aanbod leesbaar blijft, moet worden herzien of moet worden herzien. Pas hetzelfde verwachte resultaat toe op de spreadsheetworkflow en de voorgestelde configurator.

Vergelijk de volledige bedrijfskosten

Tel de tijd die je besteedt aan het onderhouden van beide benaderingen, het controleren van ongebruikelijke bestellingen en het kopiëren van geaccepteerde selecties naar andere software. Een werkboek dat wordt onderhouden door één deskundige medewerker heeft een ander werkingsmodel dan een dealernetwerk met frequente cataloguswijzigingen. Daarnaast heeft een configurator onderhoud nodig, testcases en iemand die verantwoordelijk is voor zijn productgegevens.

Voor een Configurix-prijsimplementatie, definieert u welke berekeningen naar de applicatie worden verplaatst, welke bron gezaghebbend blijft en wat de fabriek ontvangt. Maatwerksoftware kan deze verantwoordelijkheden met elkaar verbinden, maar het voorstel moet de daadwerkelijke regels, documenten en integraties identificeren.

Neem de aankoopbeslissing op basis van een herhaalbare oefening

Gebruik één gewone bestelling, één incompatibele combinatie en één herziene aanbieding. Geef beide benaderingen dezelfde startinformatie en vraag een andere medewerker om de overdracht zonder verbale hulp af te ronden. Registreer elke handmatige correctie. Dit levert een nuttige beslissing op, zelfs als het resultaat is om Excel voorlopig te behouden en eerst de besturing te verbeteren.

Betekent het gebruik van Excel dat ons proces onprofessioneel is?

Nee. De relevante vragen zijn of de werkmap wordt gecontroleerd, of mensen de regels ervan begrijpen en of geaccepteerde opdrachten kunnen worden gereproduceerd. Software moet een aangetoond operationeel probleem oplossen.

Moeten we stoppen met het gebruik van spreadsheets na aankoop van Configurix?

Niet noodzakelijkerwijs. U kunt afspraken maken over gecontroleerde import, beoordeling of rapportage van gebruik. Specificeer de richting van elke gegevensuitwisseling, zodat twee bewerkbare bronnen niet stilletjes concurrerende prijsautoriteiten worden.